Kỹ năng giao tiếp luôn là yếu tố then chốt để một người có thể phát triển toàn diện, dù là trong công việc hay cuộc sống. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách nâng cao kỹ năng giao tiếp một cách hiệu quả. Hãy tham khảo bài viết dưới đây ngay nếu như bạn cũng đang loay hoay với vấn đề đó.
1. Giao tiếp hiệu quả là gì?
Giao tiếp hiệu quả là khả năng mà một người có thể truyền tải thông điệp rõ ràng trong khoảng thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, sự hiệu quả trong giao tiếp tỷ lệ thuận với sự lựa chọn từ ngữ và nội dung thể hiện. Điều này dẫn đến một nghịch lý là nếu nội dung thông điệp được trình bày “trong thời gian ngắn nhất” thì có thể bên nghe sẽ không nhận đủ thông tin, còn nếu truyền tải thông điệp đủ rõ ràng thì sẽ tốn nhiều thời gian. Chính vì thế mà giao tiếp hiệu quả còn có thể chia làm 2 trường phái là giao tiếp hiệu quả về mặt nội dung và giao tiếp hiệu quả về mặt thời gian.
Giao tiếp hiệu quả về nội dung chú trọng đến việc người nhận hiểu rõ và diễn giải đúng ý của người truyền đạt, kể cả khi nó mất thời gian. Mặt khác, giao tiếp hiệu quả về thời gian có thể hiểu là một thông điệp khẩn cấp được truyền đạt đến người nhận, kể cả khi nó có nguy cơ bị hiểu sai về nội dung.
Trở thành một người giao tiếp hiệu quả có nghĩa là bạn có thể chủ động lắng nghe và thể hiện rõ ràng bản thân mình với những người xung quanh. Và không có một kỹ năng hay một kỹ thuật nào giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn ngay lập tức. Cách nâng cao kỹ năng giao tiếp là đòi hỏi bạn rèn luyện một bộ kỹ năng đa dạng bao gồm cả các giao tiếp bằng lời nói và ngôn ngữ hình thể, cũng như lắng nghe một cách tích cực.
2. Tại sao giao tiếp lại quan trọng?
Hằng ngày, bạn sẽ phải gặp rất nhiều người và dù muốn hay không thì bạn cũng phải giao tiếp với họ. Nếu bạn cho rằng mình có thể sống mà không cần bất kì mối quan hệ nào thì bạn có thể không quan tâm đến việc cải thiện kỹ năng giao tiếp. Tuy nhiên, trên thực tế thì không một ai có thể sống mà không có sự gắn kết với mọi người xung quanh. Do vậy, bạn cần phải học cách giao tiếp với người khác. Giao tiếp hiệu quả là vô cùng quan trọng ở cả trong và ngoài nơi làm việc vì nó cho phép bạn truyền tải rõ ràng ý định và cảm xúc của mình thành những thông điệp dễ hiểu. Giao tiếp hiệu quả khiến bạn trở thành một nhân viên năng suất hơn và giảm thiểu những hậu quả không mong muốn phát sinh do thông tin sai lệch. Phát triển một quy trình giao tiếp hiệu quả giúp bạn hiểu được những gì người khác đang nói và người ta cũng hiểu những điều bạn trình bày.
3. 4 kỹ năng cần thiết để giao tiếp hiệu quả
Cách nâng cao kỹ năng giao tiếp thành thạo hơn là phải rèn luyện một số kỹ năng bổ trợ hoạt động song song với nhau. Những kỹ năng này liên quan trực tiếp đến cách bạn nói, cách bạn lắng nghe, hoặc kỹ năng tương tác giữa các cá nhân với nhau dựa trên cảm xúc. Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết mà một người giao tiếp hiệu quả phải sở hữu:
- Kỹ năng lắng nghe
Giao tiếp khéo léo bắt đầu bằng việc lắng nghe một cách tích cực. Nếu bạn chỉ tập trung vào cách bạn thể hiện bản thân, rất có thể bạn đang không lắng nghe hoặc phản hồi lại với những gì người khác đang nói. Một người giao tiếp hiệu quả sử dụng nhiều phong cách lắng nghe khác nhau. Họ rất quan tâm đến những gì đang được nói và khiến người khác cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.
- Đồng cảm
Có thể hiểu được cảm xúc của những người xung quanh là một phần không thể thiếu để bạn trở thành một người giao tiếp hiệu quả. Đồng cảm có nghĩa là trên cả sự hiểu biết và liên quan mật thiết đến cảm xúc của người khác. Một khi giao tiếp có sự thấu hiểu và đồng cảm thì các cuộc đối thoại sẽ diễn ra suôn sẻ hơn, làm cho mối quan hệ giữa bạn và những người khác cũng trở nên tốt đẹp hơn.
- Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ
Ngoài những thông điệp bằng lời nói, cách nâng cao kỹ năng giao tiếp thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ cũng vô cùng quan trọng. Hãy học cách để phát triển những cử chỉ của cơ thể, thể hiện cảm xúc trên gương mặt và giọng điệu trong lời nói của bạn. Vì những tín hiệu đó sẽ góp phần không nhỏ trong việc giúp bạn trình bày thông điệp và giao tiếp một cách chuyên nghiệp hơn.
- Làm việc nhóm
Khả năng tích cực tham gia làm việc nhóm và cộng tác nhất quán với mọi người là một phần quan trọng trong việc xây dựng kỹ năng giao tiếp của bạn. Bạn càng xây dựng mối quan hệ bền chặt và gắn bó với những người xung quanh thì bạn càng có thể giao tiếp hiệu quả hơn với họ.
4. Làm thế nào để nâng cao kỹ năng giao tiếp
Nếu bạn cảm thấy các kỹ năng giao tiếp của mình còn yếu kém, vẫn có một số cách đáng tin cậy để giúp bạn cải thiện. Dưới đây là một số mẹo bạn nên áp dụng để phát triển kỹ năng giao tiếp:
- Thực hành lắng nghe tích cực
Những người giao tiếp hiệu quả luôn là những người biết lắng nghe. Lắng nghe tích cực có thể hiểu là việc bạn chú ý vào những gì mọi người nói và thể hiện điều đó bằng cách phản hồi lại hoặc đặt các câu hỏi liên quan để mở rộng chủ đề đang nói.
- Tập trung vào giao tiếp phi ngôn ngữ
Nắm vững các tín hiệu phi ngôn ngữ cũng như những cử chỉ trên cơ thể để giúp ngăn ngừa thông tin sai lệch và thể hiện sự quan tâm đến những người xung quanh bạn. Hãy chú ý đến nét mặt và ngôn ngữ hình thể của bạn khi nói chuyện với bất kỳ một ai đó. Vì những tín hiệu này của bạn ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng đầu tiên mà bạn tạo ra đối với người khác. Do đó, duy trì giao tiếp bằng mắt, hạn chế cử chỉ bằng tay và giữ một tâm lý thoải mái sẽ giúp bạn kéo dài được khoảng thời gian giao tiếp khi gặp ai đó lần đầu tiên.
- Quản lý cảm xúc
Vì lợi ích của giao tiếp liên quan mật thiết đến các mối quan hệ và hạnh phúc cá nhân của riêng bạn, nên điều quan trọng là phải biết quản lý cảm xúc và thể hiện chúng một cách phù hợp trong từng ngữ cảnh. Việc để những cảm xúc mạnh mẽ lấn át một cách không cần thiết có thể dẫn đến giao tiếp kém hiệu quả và gây ra xung đột.
- Yêu cầu cho lời khuyên
Không có gì xấu hổ khi người khác đưa ra những phản hồi trung thực về khả năng giao tiếp của bạn. Hơn nữa, bạn nên là người yêu cầu họ cho lời khuyên về cách nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình để bạn có thể hiểu rõ hơn những vấn đề mà mình đang gặp phải.
- Thực hành
Giao tiếp trước đám đông nghe có vẻ khó khăn, nhưng không có cách nào tốt hơn để phát triển kỹ năng giao tiếp bằng việc tìm kiếm cơ hội thực hành những kỹ năng giao tiếp đó. Thường xuyên giao tiếp nơi đông người sẽ làm nổi bật lên những điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Điều đó buộc bạn phải hình thành những thói quen giao tiếp chuyên nghiệp để có thể kết nối với người khác.
Để thành thạo kỹ năng giao tiếp, có thể phải mất cả một hành trình dài, thậm chí là cả đời. Tuy nhiên, nếu bạn biết cách nâng cao kỹ năng giao tiếp này và rèn luyện nó mọi lúc mọi nơi thì chắc chắn nó sẽ rất nhanh đạt tới trình độ cao mà thôi.
